Nebenkostenabrechnung erstellen: Die vollständige Anleitung 2026

Als Vermieter bist du gesetzlich verpflichtet, deinen Mietern jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu stellen — sofern du Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart hast. Klingt einfach. Ist es meistens nicht.

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Du lernst, welche Kosten du umlegen darfst, wie die Abrechnung aufgebaut sein muss und welche Fristen gelten.

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung (auch: Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Abrechnung der vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kann die WEG-Jahresabrechnung zum Hausgeld eine Belegquelle sein; das Hausgeld enthält aber auch nicht umlagefähige Verwaltungskosten und Rücklagen, die du vor der Mieterabrechnung herausrechnen musst. Die Abrechnung zeigt:

• Welche Gesamtkosten sind angefallen?
• Welcher Anteil entfällt auf den jeweiligen Mieter?
• Was hat der Mieter bereits vorab bezahlt?
• Was wird nachgefordert oder erstattet?

Schritt 1: Welche Kosten sind umlagefähig?

Nicht alle Kosten, die dir als Vermieter entstehen, darfst du auf den Mieter umlegen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet abschließend auf, was erlaubt ist.

Umlagefähige Betriebskosten (§ 2 BetrKV):

1. Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer)
2. Kosten der Wasserversorgung
3. Kosten der Entwässerung (Kanal, Abwasser)
4. Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage
5. Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Kosten des Betriebs des Aufzugs
8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten der Gartenpflege
11. Kosten der Beleuchtung
12. Kosten der Schornsteinreinigung
13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten des Hauswarts
15. Kosten des Betriebs der gemeinschaftlichen Antennenanlage
16. Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung
17. Sonstige Betriebskosten (nur wenn ausdrücklich im Vertrag vereinbart)

Hinweis zu Kabel-TV und Glasfaser: TV-Sammelvertragsentgelte und laufende Grundgebühren sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig. Bei Gemeinschaftsantennen und privaten Breitband-Verteilanlagen kommen nur die in § 2 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV genannten Betriebskosten in Betracht; für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden, sind Buchst. a und b nicht anwendbar. § 2 Nr. 15 Buchst. c BetrKV regelt gesondert vollständig mittels Glasfaser erschlossene Gebäude, wenn Mieter ihren Anbieter frei wählen können. Dann können Betriebsstrom und ein nach § 72 TKG nachgewiesenes Glasfaserbereitstellungsentgelt umlagefähig sein. Dieses ist auf 60 € je Wohneinheit und Jahr, 540 € insgesamt sowie grundsätzlich fünf, ausnahmsweise neun Jahre begrenzt. § 72 TKG gilt für bis zum 31.12.2027 errichtete Glasfaserinfrastrukturen; für Altanlagen aus dem Zeitraum 01.01.2015 bis 01.12.2021 gelten zusätzliche Vertragsbedingungen und eine zeitanteilige Kürzung. Vor der Umlage deshalb Errichtungsdatum, Anlagenart, freie Anbieterwahl, Gestattungsvertrag und Rechnung prüfen.

Nicht umlagefähig (häufige Fehler):

• Verwaltungskosten (Buchführung, Porto, Bankgebühren)
• Instandhaltungsrücklagen
• Reparaturkosten
• Leerstandskosten
• Kosten für den Vermieter persönlich

Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum beträgt höchstens 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB). Üblich ist das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.), du kannst aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr im Mietvertrag vereinbaren.

Wichtig: Ist im Mietvertrag kein Abrechnungszeitraum geregelt, gilt nach gängiger Rechtsprechung das Kalenderjahr als Standard. Der Zeitraum muss also nicht zwingend ausdrücklich vereinbart sein, eine vertragliche Regelung schafft aber Klarheit, falls du vom Kalenderjahr abweichen willst.

Schritt 3: Kosten zusammenstellen

Sammle alle Belege für den Abrechnungszeitraum:

• Rechnungen von Versorgern (Wasser, Strom, Gas)
• Rechnungen für Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege
• Versicherungsunterlagen (anteilige Jahresprämie)
• Grundsteuerbescheid (Jahresbetrag)
• Heizkosten (Heizkostenabrechnung des Versorgers)

Heizkosten besonders beachten: Grundsätzlich werden 50 bis 70 % der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Bei bestimmten älteren, mit Öl oder Gas versorgten Gebäuden mit überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen sind zwingend 70 % anzusetzen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Mehr als 70 % bleiben nur aufgrund einer rechtsgeschäftlichen Bestimmung möglich (§ 10 HeizkostenV). Wird entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann der Nutzer seinen Kostenanteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Schritt 4: Verteilerschlüssel anwenden

Wenn du mehrere Einheiten vermietest, musst du die Gesamtkosten auf die Mieter aufteilen.

Gängige Verteilerschlüssel:

• Nach Wohnfläche (Standard, wenn nichts anderes vereinbart)
• Nach Personen (sinnvoll für verbrauchsabhängige Kosten)
• Nach Wohneinheiten (einfach, selten vereinbart)

Wichtig: Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Steht dort nichts, gilt die Wohnfläche (§ 556a BGB).

Leerstand: Wenn eine Wohnung leer steht, muss der Vermieter deren Anteil selbst tragen. Du darfst die Leerstandskosten nicht auf die anderen Mieter umlegen.

Beispielrechnung:

• Gesamtfläche Gebäude: 200 m²
• Deine Wohnung: 60 m²
• Leerstand: 40 m²
• Vermietete Fläche anderer Mieter: 100 m²
• Dein Anteil als Vermieter (für Leerstand): 40/200 = 20 %
• Anteil des Mieters (60 m²): 60/200 = 30 %

Schritt 5: Abrechnung aufstellen

Für die formelle Wirksamkeit nennt der BGH vier Kernangaben, die ein durchschnittlicher Mieter nachvollziehen können muss (BGH VIII ZR 371/04):

1. Gesamtkosten je Betriebskostenart
2. Verteilerschlüssel einschließlich der nötigen Erläuterung
3. Berechnung des Mieteranteils
4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Abrechnungszeitraum, Ergebnis sowie eine eindeutige Absender- und Objektzuordnung gehören für Zugang und praktische Nachvollziehbarkeit ebenfalls sauber in das Dokument. Sie sind aber nicht mit der genannten Vierergruppe formeller Mindestangaben gleichzusetzen.

Schritt 6: Frist einhalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Für das Kalenderjahr 2025 (01.01.-31.12.2025) bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein.

Achtung: Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Wenn die Abrechnung nach dem 31.12.2026 zugeht, kannst du grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen — es sei denn, du hast die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Bloßes Nichtwissen genügt dafür nicht. Ein Guthaben aus zu hohen Vorauszahlungen kann der Mieter weiterhin verlangen.

Schritt 7: Abrechnung zustellen

§ 556 BGB schreibt für die Betriebskostenabrechnung keine allgemeine Schrift- oder Textform vor. Entscheidend sind eine nachvollziehbare Abrechnung und ihr nachweisbarer Zugang beim Mieter. Post oder E-Mail können dafür geeignet sein; prüfe zusätzlich, ob dein Mietvertrag eine wirksame besondere Form- oder Zugangsklausel enthält. Bei E-Mail sollte der Mieter die Adresse als Kommunikationsweg bestätigt haben.

Häufige Fehler vermeiden

Fünf typische Fehler haben wir in einem separaten Artikel beschrieben: Fünf typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

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Fazit: Lieber einmal prüfen zu viel

Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann teuer werden — durch Streit mit dem Mieter, Rückzahlungspflichten und im schlimmsten Fall gerichtliche Auseinandersetzungen.

Vecura markiert klar bezeichnete Reparatur-, Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, fehlende Verteilerschlüssel und Verbrauchsschlüssel ohne Zählerdaten. Die Vorprüfung ersetzt weder den vollständigen Abgleich aller BetrKV-Positionen noch die Prüfung des Mietvertrags und der Belege.

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Rechtshinweis: Dieser Artikel informiert allgemein über die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen empfehlen wir, einen auf Mietrecht spezialisierten Anwalt zu konsultieren.