Als Vermieter bist du gesetzlich verpflichtet, deinen Mietern jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu stellen — sofern du Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart hast. Klingt einfach. Ist es meistens nicht.

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Du lernst, welche Kosten du umlegen darfst, wie die Abrechnung aufgebaut sein muss und welche Fristen gelten.

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung (auch: Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Abrechnung der Betriebskosten, die über das Hausgeld oder Vorauszahlungen gedeckt werden. Sie zeigt:

Welche Gesamtkosten sind angefallen?
Welcher Anteil entfällt auf den jeweiligen Mieter?
Was hat der Mieter bereits vorab bezahlt?
Was wird nachgefordert oder erstattet?

Schritt 1: Welche Kosten sind umlagefähig?

Nicht alle Kosten, die dir als Vermieter entstehen, darfst du auf den Mieter umlegen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet abschließend auf, was erlaubt ist.

Umlagefähige Betriebskosten (§ 2 BetrKV):

Laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer)
Kosten der Wasserversorgung
Kosten der Entwässerung (Kanal, Abwasser)
Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage
Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage
Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Kosten des Betriebs des Aufzugs
Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
Kosten der Gartenpflege
Kosten der Beleuchtung
Kosten der Schornsteinreinigung
Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
Kosten des Hauswarts
Kosten des Betriebs der gemeinschaftlichen Antennenanlage
Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung
Sonstige Betriebskosten (nur wenn ausdrücklich im Vertrag vereinbart)

Nicht umlagefähig (häufige Fehler):

Verwaltungskosten (Buchführung, Porto, Bankgebühren)
Instandhaltungsrücklagen
Reparaturkosten
Leerstandskosten
Kosten für den Vermieter persönlich

Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen

Der Abrechnungszeitraum beträgt höchstens 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB). Üblich ist das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.), du kannst aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr im Mietvertrag vereinbaren.

Wichtig: Ist im Mietvertrag kein Abrechnungszeitraum geregelt, gilt das Kalenderjahr als Standard. Der Zeitraum muss also nicht zwingend ausdrücklich vereinbart sein, eine vertragliche Regelung schafft aber Klarheit, falls du vom Kalenderjahr abweichen willst.

Schritt 3: Kosten zusammenstellen

Sammle alle Belege für den Abrechnungszeitraum:

Rechnungen von Versorgern (Wasser, Strom, Gas)
Rechnungen für Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege
Versicherungsunterlagen (anteilige Jahresprämie)
Grundsteuerbescheid (Jahresbetrag)
Heizkosten (Heizkostenabrechnung des Versorgers)

Heizkosten besonders beachten: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen — den Aufteilungsschlüssel innerhalb dieses Rahmens bestimmst du als Vermieter (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Bei besonders gut gedämmten Gebäuden kann auch ein höherer Verbrauchsanteil sinnvoll sein. Verstöße gegen den Mindest-Verbrauchsanteil geben dem Mieter ein Kürzungsrecht von 15 %.

Schritt 4: Verteilerschlüssel anwenden

Wenn du mehrere Einheiten vermietest, musst du die Gesamtkosten auf die Mieter aufteilen.

Gängige Verteilerschlüssel:

Nach Wohnfläche (Standard, wenn nichts anderes vereinbart)
Nach Personen (sinnvoll für verbrauchsabhängige Kosten)
Nach Wohneinheiten (einfach, selten vereinbart)

Wichtig: Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein. Steht dort nichts, gilt die Wohnfläche (§ 556a BGB).

Leerstand: Wenn eine Wohnung leer steht, muss der Vermieter deren Anteil selbst tragen. Du darfst die Leerstandskosten nicht auf die anderen Mieter umlegen.

Beispielrechnung:

Gesamtfläche Gebäude: 200 m²
Deine Wohnung: 60 m²
Leerstand: 40 m²
Vermietete Fläche anderer Mieter: 100 m²
Dein Anteil als Vermieter (für Leerstand): 40/200 = 20 %
Anteil des Mieters (60 m²): 60/200 = 30 %

Schritt 5: Abrechnung aufstellen

Die Abrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Abrechnungszeitraum (von-bis)
Liste aller Betriebskostenpositionen mit Gesamtkosten
Verteilerschlüssel für jede Position
Anteil des Mieters je Position
Summe der Gesamtkosten für den Mieter
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben des Mieters
Kontakt- und Adressdaten des Vermieters

Schritt 6: Frist einhalten

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Für das Kalenderjahr 2025 (01.01.-31.12.2025) bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein.

Achtung: Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Wenn die Abrechnung nach dem 31.12.2026 zugeht, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen — auch wenn sie inhaltlich korrekt wäre. Der Mieter muss dir dann nichts nachzahlen. Ein Guthaben aus zu hohen Vorauszahlungen kann der Mieter aber trotzdem zurückverlangen, das fällt nicht weg.

Schritt 7: Abrechnung zustellen

Die Abrechnung muss dem Mieter schriftlich zugestellt werden. Per Post ist am sichersten — per Einschreiben mit Rückschein, wenn du Streit erwartest.

E-Mail erfüllt die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) und ist damit grundsätzlich zulässig — sofern dein Mietvertrag keine strengere Schriftform vorschreibt. Sicherer ist es, wenn der Mieter seine E-Mail-Adresse vorab als Kommunikationsweg bestätigt hat.

Häufige Fehler vermeiden

Die 5 häufigsten Fehler haben wir in einem separaten Artikel beschrieben: Die 5 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Fazit: Lieber einmal prüfen zu viel

Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kann teuer werden — durch Streit mit dem Mieter, Rückzahlungspflichten und im schlimmsten Fall gerichtliche Auseinandersetzungen.

Vecura prüft deine Abrechnung automatisch auf umlagefähige Kosten, korrekten Verteilerschlüssel und Formfehler — bevor sie rausgeht.

Jetzt kostenlos testen →

Rechtshinweis: Dieser Artikel informiert allgemein über die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen empfehlen wir, einen auf Mietrecht spezialisierten Anwalt zu konsultieren.