Ratgeber
E-Rechnung für Vermieter: was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt
Auch wer nur Wohnungen vermietet, muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen vor allem Vermieter, die bei Gewerbeflächen zur Umsatzsteuer optiert haben. Was wann gilt, was für Mietverträge als Dauerrechnung gilt, welche Formate zählen und wie du E-Rechnungen aufbewahrst.
Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen. Viele Vermieter halten sich für nicht betroffen, weil sie selbst keine Rechnungen schreiben. Für das Empfangen stimmt das nicht.
Dieser Artikel ordnet ein, was für Vermieter von Wohnungen gilt, was für Vermieter von Gewerbeflächen mit Umsatzsteuer, was für Mietverträge als Dauerrechnung gilt, welche Formate zählen und wie du E-Rechnungen aufbewahrst.
Stand: 07.10.2026. Die Gesetzestexte wurden an diesem Tag auf gesetze-im-internet.de abgerufen, dazu die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026) und das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
1. Empfangen: auch Wohnungsvermieter
Umsatzsteuerlich bist du als Vermieter Unternehmer, auch wenn deine Mieten steuerfrei sind. Das Bundesfinanzministerium nennt das ausdrücklich: Unter den Unternehmerbegriff fallen auch „Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte“ (FAQ, Frage 3).
Zum Empfang schreibt das Ministerium (FAQ, Frage 8): „Allerdings muss ein Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.“
Das betrifft Rechnungen über Leistungen für dein Vermietungsunternehmen, etwa vom Handwerker für die vermietete Wohnung, wenn du und der Aussteller im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Aufträge für deinen privaten Bereich fallen nicht darunter, nur weil du daneben vermietest.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die eine Software direkt auslesen kann. Eine reine XRechnung enthält kein PDF zum Ansehen; zum Lesen bietet die Finanzverwaltung einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de. Hybride Formate wie ZUGFeRD enthalten neben den strukturierten Daten zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht (Abschnitt 5).
2. Ausstellen: Wohnungsmiete nein, optierte Gewerbemiete ja
Eine Pflicht zur Rechnung besteht nur, „wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Die Vermietung von Wohnungen ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei. Das Ministerium fasst zusammen: Die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nicht „für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen)“. Eine Rechnung ist in diesen Fällen umsatzsteuerlich „regelmäßig freiwillig“ (FAQ, Frage 4).
Anders ist es, wenn du bei einer Gewerbefläche zur Umsatzsteuer optiert hast (§ 9 UStG). Dann ist die Miete steuerpflichtig, und gegenüber einem Unternehmer bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen; sind beide im Inland ansässig, grundsätzlich als E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Wie die Option funktioniert, erklärt unser Ratgeber Gewerbe vermieten mit Umsatzsteuer.
Auch bei einer Pflicht zur Rechnung muss es keine E-Rechnung sein, unter anderem bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und bei Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Hausverwaltungen stellen ihre Leistungen vermietenden Eigentümern in Rechnung, also Unternehmern. Wann sie dafür E-Rechnungen brauchen, hängt von den Übergangsfristen und vom eigenen Vorjahresumsatz ab. Ob das auch für Rechnungen an eine Eigentümergemeinschaft gilt, ist im Einzelfall zu klären.
3. Die Übergangsfristen
Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG). Entscheidend sind zwei Daten: wann die Leistung ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung übermittelt wird.
| Leistung ausgeführt | Statt einer E-Rechnung noch erlaubt |
|---|---|
| 2025 oder 2026 | Papierrechnung, übermittelt bis zum 31.12.2026; ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel ein PDF per E-Mail, nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | dasselbe, übermittelt bis zum 31.12.2027, aber nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug; unabhängig vom Umsatz außerdem bestimmte EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 2028 | keine Übergangsregel mehr; zwischen inländischen Unternehmen gilt die E-Rechnung, mit den Ausnahmen aus Abschnitt 2 und den Regeln für bestehende Dauerrechnungen aus Abschnitt 4 |
Das Ministerium formuliert es so: „Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung tatsächlich verpflichtend.“ Und für den Vorsteuerabzug deiner Mieter: „Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.“
Bei der 800.000-€-Grenze zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, und zwar aus allen Tätigkeiten des Unternehmers, nicht je Immobilie. Steuerfreie Wohnungsmieten gehören nicht dazu, optierte Gewerbemieten schon.
4. Der Mietvertrag als Dauerrechnung
Bei Gewerbemieten dient oft der Mietvertrag als Rechnung. Ein Vertrag kann Rechnung sein, wenn er die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthält. Für die E-Rechnung hat das Bundesfinanzministerium Regeln für Dauerschuldverhältnisse wie Mietverhältnisse festgelegt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 17 und 19):
- Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, genügt einmalig eine E-Rechnung für den ersten Zeitraum, in der der Mietvertrag als Anhang enthalten ist oder aus der sich die Dauerrechnung klar ergibt.
- Ändern sich die Pflichtangaben, etwa nach einer Mieterhöhung, ist die E-Rechnung zu berichtigen oder eine neue auszustellen.
- „Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen.“ Ein Mietvertrag, der während der Übergangszeit zulässig als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt wurde, muss also nicht allein wegen des Fristablaufs neu ausgestellt werden.
5. Welche Formate zählen
Eine E-Rechnung ist nach dem Gesetz eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei, ein Foto oder ein Text in einer E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
Laut Ministerium erfüllen „insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die Voraussetzungen (FAQ, Frage 7). Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind laut Ministerium die Daten des strukturierten Teils maßgebend.
Das Format allein macht noch keine ordnungsgemäße E-Rechnung: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. „Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
6. Aufbewahren
Rechnungen, die du erhältst oder ausstellst, bewahrst du grundsätzlich acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine 2026 ausgestellte Rechnung bewahrst du also grundsätzlich bis Ende 2034 auf. Länger, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO).
Bei einer E-Rechnung ist nach dem Ministerium „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“ (FAQ, Frage 13). Bei einer ZUGFeRD-Rechnung reicht also ein Ausdruck oder ein umgewandeltes Bild nicht.
7. Typische Fehler
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Ein PDF ohne XML per E-Mail für eine E-Rechnung gehalten | Es ist eine sonstige Rechnung; wo nach den Übergangsfristen eine E-Rechnung Pflicht ist, genügt sie nicht |
| Als Wohnungsvermieter angenommen, man müsse nichts empfangen können | Der Empfang ist seit 2025 sicherzustellen, ein E-Mail-Postfach genügt |
| Von einer ZUGFeRD-Rechnung nur die Ansicht gespeichert | Der strukturierte Teil fehlt in der Ablage |
| Übergangsfrist nur nach dem Leistungsjahr bestimmt | Auch die Rechnung muss bis zum Endtermin übermittelt sein |
| Bei der 800.000-€-Grenze steuerfreie Wohnungsmieten mitgezählt | Sie zählen beim Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG nicht mit |
| Nach einer Mieterhöhung keine neue Rechnung erteilt | Ändern sich die Pflichtangaben einer Dauerrechnung, ist sie zu berichtigen oder neu auszustellen |
Wie Vecura dabei hilft
Eingang: Vecura liest XRechnung-Dateien sowie ZUGFeRD ab Version 2 und Factur-X mit eingebetteter XML strukturiert ein. Ältere ZUGFeRD-Versionen und PDFs ohne XML erfasst die KI-Belegerkennung als Entwurf, den du prüfst. Gutschriften im E-Rechnungsformat nimmt Vecura nicht an.
Ausgang: Für gewerbliche Mieter mit Umsatzsteuer erzeugt Vecura aus der Mietforderung eine E-Rechnung im Format XRechnung, als UBL oder CII. Vorab prüft Vecura Pflichtfelder wie die Steuerkennung und die Käuferreferenz der XRechnung. Diese interne Vorprüfung ersetzt weder eine Prüfung mit dem KoSIT-Validator noch die steuerliche Prüfung. Ein ZUGFeRD-PDF erzeugt Vecura nicht.
Steuerhinweis: Dieser Artikel informiert allgemein über die E-Rechnung und ersetzt keine Steuerberatung (Stand: 07.10.2026). Wie die Regeln auf dein Objekt, deine Mieter und deine Abrechnung anzuwenden sind, klärst du mit einem Steuerberater.
Quellen: gesetze-im-internet.de (UStG §§ 4, 9, 14, 14b, 19, 27; UStDV §§ 33, 34a; AO § 147), Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026) und BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.